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まずはここから! 基本的なイベント開催のながれ!2016.12.2

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イベントと一言で言っても、様々な形があります。

セミナー、講座、立食パーティー、朝会、肉会、交流会、クラブイベント、ホームパーティーに至るまで、イベントの形は様々です。何人かの人が集まって、何らかの企画に参加する。その全てが、イベントと言えます。

ただ、実は、どんなイベントを行う上でも、基本的な流れは一緒です。企画をして、集客して、運営して。何一つ、根本的な流れに違いはありません。

今回は、全てのイベントに共通する流れをお伝えしていきます。これからイベントを何か開催しようとしている方は、ぜひ、参考にしてみてください。

最初はあまり大きく始めないこと。まずは小さく始める。

基本的に継続的にリピーターを確保できるイベントには、同時にコミュニティが存在しています。

コミュニティが大きければ大きいほど、イベントにおける集客も楽になる。これは、鉄則です。

イベントに顧客が何を求めて足を運ぶかと言えば、もちろんイベントの企画や趣旨、セミナーであればその内容であることは間違いありませんが、基本的に「人に会いに来ている」のです。

新しい知識や体験を手に入れに来ているのはもちろんですが、理由はどうであれ、その本当の狙いは誰かとの出会いにあります。

または、ここに来れば「知っている人がいて楽しい」ことや「仲間と一緒に遊べる」ことも、足を運ぶ要因の1つになります。

なので、基本的には複数のコミュニティ、もしくは1つの大きなコミュニティが存在していて、はじめて継続的に足を運びたいイベントになるわけです。

なので、イベントを作るとき、最初に意識すべきことは、コミュニティを作ることです。

ホームパーティーでも、ランチでも朝活でも、集客が容易いところから始めてみてください。

そして、何か面白そうなテーマを1つ決めてイベントを実施し続けることによって、定期的に交流する仲間が増えるコミュニティ作りを意識してみてください。

コミュニティの繋がりや大きさ、成長と共に、イベントそのものも大きくしていくこと。

上記の流れがまず最初に覚えておくべき鉄則です。

明確なイベントのテーマや目的を1つ決め、テーマに沿った内容を考える。

人が集まるためには、何か集まる理由が必要です。

イベントを開催するための目的やテーマが何か1つあれば、それは人が集まる理由になります。

テーマは何も、必ず重いものでなくても構いません。

例えば、白の服を来て、白い食べ物を食べる。

1日こもって何かつくりながら、お酒を飲む。

楽しいと思えることであれば、何でも構いません。

人は何かテーマを込めようとすると、哲学的、精神的に大きなビジョンを作ろうとします。

それは、間違いなくいいことであり、すべきことで、もしイベントと同時にビジネスを展開しようとしているのであれば、必ず秘めるべきことです。

ただ、ことイベントに関しては、勉強会のように何かをインプットするものであれば別ですが、基本的に楽しく盛り上がることが、第一優先となります。

楽しい、ワクワクする、盛り上がることが優先順位として存在しているのであれば、そのテーマは皆が楽しそうだと思うものであれば、何でも良いのです。

何か、自分が楽しそうだと感じるテーマを1つ決めて、同じように「楽しそう」と思える人を集め、コミュニティを作りあげていきましょう。

自分が楽しいと思えるのであれば、誰かにとっても楽しいのです。

結果的に楽しいと思えるテーマで主催することが、そのまま集客力に繋がり、コミュニティそのもののテーマにも直結します。

開催場所と日程、集客予定人数を先に決めてしまう。

テーマと規模が決まったら、次に「どこでやるか」「いつやるか」「何人くらいでやるか」を決めてしまいましょう。

最初は1人で集められるくらいの人数が良いので、まだスタッフは必要ありません。

5人でも10人でも良いです。内容によっては、もっと少ない規模でも大丈夫です。

とにかく、いつどこでどのくらいで、どのようにやるかが決まれば、そこから集客を始めることができます。

イベントは基本的に場所と時間を決めてしまって、後に引けなくなってしまった時がスタートです。

確かに、事前にメールアドレスを集めておいたり、リストを作っておいたり、誘える友人を増やしたりすることは出来るのですが、あくまでも事前準備でしかなく、実際に動き始められるのは、全てが決まってからです。

だからこそ、集客規模を取り違えないことが重要になります。

ここで、集客規模を取り違えて、大きな博打をしてしまうのは、実際にどのくらい売れるかも分からないのに大金を投資してしまう起業家のようなものです。

まずここで、的確に自分の実力を見定め「勝てる勝負」をコミュニティの拡大と共に大きく増やしていくことが大切です。

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集客は基本的に予想規模の3倍すること。

さあ、いざ集客をはじめましょう、という時、まず何からはじめればいいでしょうか。

基本的には、集客リストをつくります。

メールを送る、ラインを送る、電話する、直接話すなどして「来る」と言った人をリストアップしていきます。

リスト化することで、初めて何人くらいの集客が具体的に可能か、ということが見えてくるわけです。

ところが、この集客リストに最も大きな落とし穴があります。

それは「来ると言った人リスト」の3分の2は来ない、ということです。

人は、いざ来るのなっても当日、気分が乗らなかったり、体調が悪かったり、様々な要因があって、その足を止めます。

雨がふったから、雪だから、気分が乗らないから、面倒になったから、などなど、いとも容易く足を止めます。

大体なんだかんだで、3分の2は来ないものと考えておいてください。

つまり、実際に予定した人数を集めるためには「来る」と言う人を、予定の3倍、集めておく必要があります。

10名集めたいのであれば、30名。20名であれば、60名。

リストに書いてある人の人数を真に受けると、当日、全然人が来ていなくてまずい、ということになりますのでご注意ください。

当日の前から、何かしらの企画を走らせて盛り上げていくこと。

イベントは集客を始める前の段階からすでにスタートしています。

当日に向けて、ウェブサイトやブログを通じて、出演者インタビューや動画、文字、画像などのテキストで、お客さんが楽しめる企画を段階的に公開していきましょう。

過去に僕が実施したコンテンツの例をあげると、スタッフや出演者インタビュー、イベントのテーマの沿ってアーティストが作品制作とウェブを通じて公開、他のイベントや企業とのコラボレーションなどがあります。

イベント開始前から継続的にコンテンツをリリースしていくことにより、イベントそのものが頭にインプットされ、徐々に盛り上がりが高まっていきます。

また、リリースしたコンテンツが楽しければ楽しいほど、宣伝にもなります。

コンテンツを出すことによってイベントを知る人も出てくるでしょうし、もしかしたら、バズを起こしてSNSなどで広く拡散される可能性もあります。

そうすれば、わざわざLINEを送ったり、電話をしたりすることもなく、集客に困らなくなるでしょう。

ただし、労力をちゃんと把握した上で実行してみてください。

コンテンツ制作と公開に力を入れることは大切ですが、ゴールは来てもらうことです。

もしコンテンツ制作が集客につながらずに、自己満足で終わるようであれば、むしろ地道に人に声をかけて集客につなげていったほうが良いでしょう。

そして、いよいよ開催当日へ。思い切り楽しみましょう。

イベントの開催および運営手法は色々ありますが、一番大切なのは事前準備です。

当日も確かにたくさんやることもあるでしょうし、場合によっては場を盛り上げるために色々動かなければならないことも、あるかもしれません。

ただ、当日にできることは、そんなに多くありません。

どんな企画であっても、どんな内容であっても、もっとも大切なのは、当日ではなく、準備期間です。

準備期間にいかに力を入れて準備できたかどうかで、すべての勝敗が決定します。

当日は事前に準備したことをしっかりとこなし、場を盛り上げることに徹しましょう。

楽しかった、ためになった、よかった、という感想をもって帰ってもらうことが、一番です。

良い感想を持って帰ってもらうために、当日は、場をよく見て、1人1人の満足度を最大限高められるように、気をくばりましょう。

今回は、あくまでも1人から始める小規模のイベントを想定して、手順をご説明させていただきました。

まずは、数人程度の小規模なイベントから始め、コミュニティを作り、徐々に段階を得て盛り上げていくことを意識しましょう。

企画やテーマそのものが楽しい内容であれば、自然とイベントの規模は拡大していくことでしょう。

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上山 翔太 / SHOTA UEYAMA

起業家×ウェブクリエイター。日本国内だけでなく世界中で活動。
2015年、セブ島にて立ち上げた日本人対象のクリエイター育成スクールを売却。シリコンバレーで事業デザインを学んだ後に帰国。
帰国後は起業家育成プログラムを立ち上げ、起業家育成に従事するほか、中小企業様のマーケティング戦略策定、ウェブ開発技術を個人で提供。
現在は月3万円、家つきで「WEB×英語×事業づくり」を習得する「IT留学シェアハウスWORKROOM」をセブ島で開始。講座も無く先生もいない「教えない学校」として話題。
また、同時期に「習得を加速させる」をテーマとしたデザイン×プログラミング習得コミュニティ「BASE.91」を立ち上げました。お気軽にご参加ください!

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