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イベントが大きくなったら? 100人前後のイベントを回すチームのポイント。2016.12.19

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最初は小さく始めたとしても、徐々にイベントは拡大していきます。

コミュニティが拡大していくにつれて考えなければならないのは、これまでと同じ方法では、徐々に制御がきかなくなってくる、ということです。

特に100名以上のイベントになってくると、会場の全てに気を配れなくなってきますし、自分自身が直接対応できる人数にも限りが出てきます。

こうなると、主催の仕事は「チームづくり」に意識を向ける必要が出てきます。

人を如何に巻き込み、スタッフを増やし、組織的にイベントを管理することで、集客や企画、当日の現場対応を進めていく必要があるわけです。

イベントを運営する組織を作り上げる時、気をつけるべきポイントは4つあります。

無闇に仲間を誘い組織化していくのではなく、しっかりと自分の理想を受け継いで運営してくれる組織を作っていく必要があります。

しっかりイベントのために時間を開けてくれる人を誘い込もう。

まず、イベントをやるとなると、本業としてではなく、空いた時間で参加する、という人が多いと思います。

ところが、本業でないとは言え、モチベーションを上げて、しっかりとイベントと向き合ってくれる人とやるのでなければ、なかなかイベント自体が成立しません。

実際、どんなに優秀な人が揃っていたとしても、時々参加、という程度のモチベーションでは、何事も成功しません。

特に何の実績がなかったとしても、未経験だったとしても、こんなことをしたい、あんなことをしたい、と自ら先陣をきって行動にうつしていくような人物の方が、よっぽど時々参加する優秀な人物よりも役にたちます。

経験豊富で知識もある売れっ子は、時々アドバイスをもらうくらいが丁度いいのです。チームのメンバーとして活躍するポジションではありません。

とにかく時間をあけてくれて、しっかりとイベントや企画と向き合ってくれるメンバーが必要です。そして、しっかりと互いについて知っていることが大切です。

イベントの拡大には、とにかく楽しい明るいワクワクするチーム作りを。

たくさんのイベントに参加してきました。そして、色々なイベントを見てきました。そんな中で、良いイベントほど、チームが楽しそうだった、ということは間違いありません。

確かに、時々、喧嘩したりぶつかりあったりしてしまうこともあります。でも、決して根に持つこともなく、すぐに楽しくワクワクして次の企画に踏み出せる。そんなチームづくりが出来ていることが、最も大切なのです。

普段から一緒に遊んでも楽しい。あれこれ真剣に語り合っていても楽しい。そんな空気を作り出すことが大切です。

イベントは基本的に楽しいものです。それは、お客さんだけではありません。

スタッフも、オーガナイザーも、チーム全体としてもそこで何かwお仕掛けていることが楽しいから、次もまたやろうと気持ちが入るのです。

楽しいから、ワクワクするからこそ、真剣に企画し、少しでも一緒にみんなと何かしていたいと思い、自ら参加するようになるのです。

これは、もしかするとイベントだけではなく、チーム作り全てにおいて、言えることかもしれません。とにかくワクワクするチームを。みんなで楽しく笑っていられるチームを。

それでも、真剣に議論して、前に進むことが楽しいと思えるチーム作りを目指していきましょう。

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チーム内の役割を明確にし、ツールで効率の良い情報共有を。

楽しくワクワクするチームが出来上がってきたら、まずは役割を明確にしましょう。なんなら、役職を決めて、格好いい名前を割り振ってもいいかもしれません。

そして、必要なのは迅速な情報共有です。本業の合間に時間をとって運営する、という人が多いでしょうし、そこまでコミュニケーションに多くの時間を使ってはいられません。

そこで、ChatworkやSlackのような、コミュニケーションツールをフルに活用して、迅速かつスムーズの情報伝達を心がけていきましょう。

ご存知ですか? ChatworkやSlack。

FacebookメッセンジャーやLINEは使っている方も多いかと思いますが、過去の情報を辿ることが非常に面倒になるのがFacebookメッセンジャーであり、LINEです。

その点、ChatworkやSlackは素早い情報共有も可能で、かつ過去の情報もスムーズに参照できます。もし、使い方を知らない方がいたら、ぜひ試してみてくださいね。

役割分担とスムーズなコミュニケーションを実現し、よりチームのパス回しを上手く進めていくために、より使いやすく効率的なツールを活用していきましょう。

収益は割り切って分けましょう。収入以外の別の目的を与えましょう。

正直、100人やそこらのイベントでは、大きな収益になりません。

単純な算数の話です。たとえば100人集めたとして、1人から5000円頂いたとします。

それでも50万円程度ですし、100人入る会場を借りて、かつ5000円の価値を出すためには、相応の会場と内容が必要です。

そうなると、せいぜい手元に残るのは20万円ほどでしょうし、その20万円も結局自分で一人いじめしたのでは、メンバーからの不平不満もつのります。

イベント運営で儲かる、と話している人は、大体スタッフを無料で働かせた場合の話しか想定していません。当然、主催一人だけが儲かっているようでは誰もついてこなくなります。

ということで、チームの大きさ、集客規模、コスト、その他全体的に総合して、イベントは少なくとも1000人集める気持ちで、本業としてやらなければ、たいした旨味にはなりません。

なので、オーガナイザーはスポンサーをつけ、資金調達をしようと考えるわけですが、それだけ魅力的な場と集客をしなければならず、一苦労です。

イベントで稼ごうとは考えずに、別の本業を盛り上げるための起爆剤としてイベントが存在した方が、効果的かつリスクも少なくなります。

この際、イベントはプロモーションの一つと考えて、収益は全員で分けましょう。収益を分けて、少しでもモチベーションをあげてくれるのであれば、そっちの方が大きな価値になります。

通常、100人以上の人に、直接アナログでリーチ出来る機会は、そうそうありません。定期的にブランドを発信していく場と考えて進めた方がよいでしょう。

まとめ

事業はチーム作りが大切と言われてきましたが、イベントはチームが大切になるという、もっとも典型的な例です。

イベントを作るチームがしっかり場を楽しんでいて、ワクワクして前を進んでいけるようでなければ、良いイベントは出来上がりません。

なにより、イベントは皆が楽しいワクワクする場を共有することです。

開催する主催がワクワクしていなければ、楽しい雰囲気なんて作り上げることはできません。

お客さんだけではなく、チームがワクワクするから、同じように楽しみたい人が集まり、気持ちが伝染して場が作り上げられるものです。

どんよりと暗い、喧嘩ばかりのチームに、良いお客さんは近づいてなんかこないのです。

もし100名前後のイベント、それ以上のイベントをするのであれば、まずは楽しいチームをつくりましょう。皆で楽しくお酒が飲めるようなチームをつくりあげましょう。

それが、良いイベントを作るための第一歩目になります。

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上山 翔太 / SHOTA UEYAMA

起業家×ウェブクリエイター。日本国内だけでなく世界中で活動。
2015年、セブ島にて立ち上げた日本人対象のクリエイター育成スクールを売却。シリコンバレーで事業デザインを学んだ後に帰国。
帰国後は起業家育成プログラムを立ち上げ、起業家育成に従事するほか、中小企業様のマーケティング戦略策定、ウェブ開発技術を個人で提供。
現在は月3万円、家つきで「WEB×英語×事業づくり」を習得する「IT留学シェアハウスWORKROOM」をセブ島で開始。講座も無く先生もいない「教えない学校」として話題。
また、同時期に「習得を加速させる」をテーマとしたデザイン×プログラミング習得コミュニティ「BASE.91」を立ち上げました。お気軽にご参加ください!

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